Funktioner i eTray
eTray er bygget op af en række funktioner og moduler, der kan sammensættes efter behov. Læs mere om de enkelte funktioner herunder:
(Hold musen over teksterne)
Kontakt os i dag hvis du vil vide mere om eTray og hvordan vi kan optimerer den måde I arbejder på.
Kernen i eTray indeholder bl.a. et omfattende administrationsmodul, der gør det muligt for superbrugerne at styre alt fra:
- Brugere
- Nye workflows
- Automatiseringer
Det betyder at behovet for ekstern konsulentbistand er minimal, hvilket gør eTray en meget fleksibel løsning.
Alle sager og dokumenter der behandles i eTray ender i ét samlet arkiv. Arkivet har tilknyttet en søgefunktion, der gør det nemt at fremsøge sager.
Søgefunktionen kan - udover at søge i arkivet - søge i aktive sager, dvs. sager der endnu ikke er i arkivet, men er under behandling.
Det betyder at medarbejdere hurtigt kan fremsøge alle aktive og arkiverede sager på en bestemt kunde, f.eks. mens kunden er i telefonen.
eTray kan arbejde med tekstgenkendelse af scannede dokumenter på to niveauer. Som standard kan maskinskrift genkendes, mens et tilvalgsmodul åbner muligheden for at genkende håndskrevne formularer.
eTray kan automatisk generere breve, fax, emails og SMS-beskeder på baggrund af skabeloner, der fletter kundedata og data vedr. en bestemt sag.
Breve kan med Output Management modulet sendes direkte til et internt eller eksternt printbureau, som står for pakke og sende det med posten. Skjulte koder fortæller om der skal vedlægges svarkuverter mv.
Rule Engine er eTrays automatiseringsmotor og en hjørnesten i systemet. Rule Engine er bygget op med fokus på fleksibilitet og enkel opsætning. Der findes en række standardiserede metoder til automatisering, f.eks.:
- Send e-mail, fax, sms og brev
- Fremdater sager
- Send sag til bestemt workflow på baggrund af kriterier
- Slå oplysninger op i et andet it-system
Rule Engine kan sættes op via administrationen, hvilket minimere behovet for ekstern konsulentbistand.
Med modulet kan opgaver/sager tildeles medarbejdere baseret på deres kompetenceprofil, som opsættes af teamlederen.
Teamlederen kan løbende op- og nedprioritere opgavetyper f.eks. på baggrund af service level advarsler.
QA-modulet giver mulighed for at arbejde struktureret med kvalitetssikring. QA-medarbejderen kan via modulet trække stikprøver af sager frem. Sagerne gennemgås vha. en checkliste, som sikrer at alle kvalitetssikringspunkter undersøges og noteres.
eTray indeholder et datawarehouse, hvor statistik vedr. sager, medarbejder, service levels mv. samles.
Rapportmodulet indeholder en række standardrapporter, som f.eks.
- Service levels
- Performancerapporter på afdelings-, medarbejder- og workflowbakke-niveau
- Coachrapporter til brug ved medarbejdersamtaler
- Produktionsrapporter
- QA / kvalitetsrapport
Det er muligt at tilføje nye, skræddersyede rapporter.
eTray kan håndterer alle ind- og udgående e-mails, såvel som interne e-mails mellem afdelinger.
Af funktionalitet i forbindelse med e-mailhåndtering kan nævnes:
- Autovisitering af emails ud fra nøgleord
- Komplet emailhistorik vedhæftes automatisk sagen
- Tæt integration til Outlook
- Oprettelse af e-mails på baggrund af skabeloner
- Indsættelse af standardtekster
Kombineret med Rule Engine kan e-mails genereres og udsendes automatisk som en del af et workflow.
Sager kan oprettes i eTray med dynamiske webformularer. Der kan opsættes et ubegrænset antal webformularer, som alle kan indeholde et vilkårligt antal indtastningsfelter.
Formularerne kan opbygges med kategorier og underkategorier, der er dynamiske, så indtastningsfelter kun vises hvis de er relevante i forhold til den valgte kategori.
Scanningsmodulet er udviklet med henblik på effektivitet og understøtter højhastighedsscanning. Ved scanning vises de scannede dokumenter på skærmen og det er muligt at foretage en indledende visitering.
Der kan der foretages OCR – tekstgenkendelse på scannede dokumenter. OCR-funktionen kan genkende maskinskrift og identificere nøgleord, eksempelvis i formularer. På baggrund af nøgleordene kan dokumentet f.eks. auto-visiteres og efterfølgende håndteres automatisk af eTrays Rule Engine. For genkendelse af håndskrift, anvendes tilkøbsmodulet ”Intelligent OCR”.
eTray kan sende SMS og fax på baggrund af skabeloner eller via manuel indtastning fra medarbejderen. Kombineret med Rule Engine kan SMS og fax genereres og udsendes automatisk som en del af et workflow.
Indgående SMS og fax kan ligeledes håndteres af eTray.
